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Consignes générales concernant l’Information Bazaar

Informations générales

  • L’exposition sera subdivisée en 5 espaces régionaux, disposant chacun de 5 tables pour la présentation de documentation.

  • L’exposition sera intégrée à la conférence et attirera l’attention de tous les participants au forum. Elle sera pour les ONG et les réseaux régionaux l’occasion de se présenter en exposant du matériel d’information.

  • La place étant limitée, vous ne pourrez pas avoir votre propre stand. Votre documentation sera présentée dans un espace régional avec celle d’autres organisations de la même région. Les cinq espaces régionaux seront clairement signalés comme tels.

Informations techniques

  • Si vous envoyez votre matériel d’information par avance au secrétariat de la conférence, celui-ci se chargera de l’exposer sur la table régionale correspondante.

  • Dans le cas contraire, veuillez avoir l’amabilité de remettre votre matériel au comptoir d’information et d’indiquer votre pays, de manière à faciliter l’attribution du matériel à la table régionale correspondante.

  • L’Information Bazaar le 1er septembre à 13 heures. Nous vous prions donc, dans la mesure du possible, de remettre votre matériel avant cet horaire. Si votre arrivée est prévue après 13 heures, veuillez vous adresser au comptoir d’information.

  • Chaque organisation pourra présenter au maximum 3 brochures.

  • Au maximum 500 exemplaires de chaque brochure pourront être emmenés ou envoyés à Berlin.

  • Il n’y aura pas d’emplacement réservé pour des affiches ou des cadeaux publicitaires, de manière à garantir que chaque organisation participante dispose du même espace.

  • Vous devrez veiller à ce qu’il y ait toujours un nombre suffisant de brochures sur le stand pendant la conférence. Veuillez donc réapprovisionner le stand régulièrement.

  • Les organisateurs se chargent de la logistique pour garantir une présentation homogène de l’exposition. Vous n’aurez donc pas à prévoir du personnel pour tenir le stand.

Envoi du matériel à Berlin et réexpédition

  • Si vous le souhaitez, vous pouvez envoyer le matériel d’information à Berlin par la poste avant la conférence. Il pourra être stocké sur place. Pour l’expédition, veuillez s’il vous plaît vous reporter aux directives techniques dans l’annexe ci-après.

  • Merci de veiller à ce que le matériel d’information envoyé par la poste n’arrive pas avant le 24 août 2009, auquel cas il ne pourrait pas être stocké.

  • Merci de bien vouloir récupérer le matériel d’information restant après la conférence. Le matériel qui n’aura pas été repris sera jeté.

  • L’agence événementielle «MediaCompany» qui organise la conférence peut aussi s’arranger pour vous retourner le matériel restant après la conférence. Vous pouvez vous renseigner sur la marche à suivre pour cela auprès de bazaar[at]mediacompany.com. Les organisations peuvent en outre contacter «MediaCompany» sur place au bureau de la conférence. Nous informons les organisations qui feront appel aux services de l’agence que tous les coûts d’expédition, les droits de douane et les frais de transport seront à leur charge et qu’ils devront être réglés sur place pendant la conférence.

Pour obtenir des renseignements sur l’envoi de matériel d’information à Berlin, cliquer ici.